ユタカコピーには、さまざまな資料を電子化する業務代行サービスがあります。
「大量にある原稿や資料などを活用したい」「現在の保管場所を別の用途に使用したい」「特殊な資料なので対応できる機材がない」「災害などのリスクから原稿・資料を守りたい」といった経緯からの依頼が多いことからも、社会がデジタル化に向かっていることが見て取れます。
サービスを開始してからは、名刺・図面・地図・紙文書・雑誌・絵画などたくさんの依頼をお受けしており、それぞれに合わせたスキャナを用いてお客さまの要望に対応してきました。
多岐にわたる資料を電子化するサービスとして、主に製造業の方が認知・利用してくださっています。
・切り貼りされた資料や、規格サイズ外の大きな原稿・地図、数が分からない大量の書類、美術品や貴重文献といった原稿の取り扱いがむずかしいもののデジタル化
・置き場所がない場合の一括引き上げや、スキャニング中の原稿が必要になった際の対応も可能
・デジタル化した原稿の適切な廃却
スキャニングに関する相談や疑問もぜひお聞かせください。
これまで培ってきたノウハウをベースに、お客さまの依頼に合わせた業務フローを提案し、原稿にあった作業を選定。高品質な完成品を予定通りの期日に納品します。
お預かりしているのは、社外秘の書類やお客さまの大切な原稿・資料です。
徹底的なセキュリティ管理のもと、作業者以外の立ち入りを禁止した専用スペースで作業を行い、資料や原稿の秘匿性を保ちます。
また、専用スキャナを使用することで、取り漏れや紙詰まりによる原稿破損のリスクを最小化。定期的にメンテンナスを実施し、品質の安定性も図っています。
私たちがスキャニング業務で一番大切にしているのは、お客さまとの事前打ち合わせだと思っています。
打ち合わせでは、デジタル化に際してお困りのことや原稿の重要性・取り扱い方法をしっかりヒアリングし、納期や作業内容に合わせた最適な作業手順の構築。サンプルを使って言葉だけでは伝わりにくい仕上がりの精度などをお伝えします。
目指すのは、お客さまが納得できるスタイルのデジタル化です。
少し前まで、紙資料や図面類といった劣化しやすい紙媒体の保管は、半永久的に保存できるマイクロフィルムに残すのが一般的でした。「16 mm・35mmロールフィルム」「マイクロフィッシュ」「マイクロフィルムジャケット」「アパーチュアカード」など、用途に応じてフィルム化をしてきました。
保存の点で見るとフィルムは優れていますが、「見たい時にすぐ図面が見られない」「フィルムのどこに欲しい情報があるか検索に時間がかかる」「フィルムを見る機械が故障してしまって見られない」など、作業効率の低さや使用環境の変化から、昨今ではデジタル化のニーズが高まっています。
ユタカコピーはフィルムのデジタル化に最適な専用・汎用フィルムスキャナを複数台所有しており、お客さまが希望される方法でデジタル化をしています。
デジタル化では、図面や資料を元のサイズに戻すのはもちろん、「PDF」「TIFF」「JPEG」「BMP」といったファイル形式での納品にも対応しています。管理方法に合わせたファイル名付けも可能です。
上に「フィルム保管は半永久的」と記載しましたが、注意点があります。
最近のマイクロフィルムはポリエステル素材なので、極端に悪い環境下で保管しなければよほど劣化することはありません。
しかし、30年以上前のフィルムには「セルロースエステル」という素材で作成されているものがあります。「セルロースエステル」は経年劣化することが分かっており、その症状はフィルムの酸化です。初期症状でアンモニア臭を発するので、万が一そのようなフィルムをお持ちの方は、即座にスキャニング・再生成することをおすすめします。
劣化が進行すると、フィルムが反り上がったり、割れたり、はがれたりして、スキャニングができなくなります。保管環境が良い場合も安心せず、定期的な確認が必要です。
・一般的な複合機だとA3サイズまでしかスキャニングできない
・シートスルータイプのスキャナでは、背表紙部分を切り落とすなど、製本を壊さなければいけない
・つなぎ合わせの図面や古文書・貴重資料は、シートスルータイプのスキャナだと破れなどの破損の可能性がある
・原稿が厚手なのでスキャニングできない
このように、製本されているものをデジタル化しようとした場合、多くの制約があります。
ユタカコピーには製本済みのものやつなぎ合わせた原稿などがデジタル化できるA1サイズまで対応した「平置きスキャナ」があります。背落としによる本の解体や破れなどといった破損リスクを避けて、デジタル化することが可能です。
最大読み取りサイズ／A1ノビサイズ（609.6mm×914.4mm）
※A1サイズは594mm×841mm
解像度は400dpiまで対応しており、PDF、JPEG、TIFFなどからご希望のファイル形式で納品します。モノクロ原稿だけでなくカラー原稿もスキャニングが可能です。
また、一般的な複合機より原稿までの距離が遠くてもきれいに読み込めるため、開いた本の中心部分に影が落ちて文字や図柄が読めなくなってしまうことも少ないです。
デジタル化だけでなくコピーも可能です。
建築図面や工業用図面は一般的な書類とは異なり、原稿のサイズがA2サイズ（420mm×594mm）やA1サイズ（594mm×841mm）、大きいものでは数メートルにもなる原稿があるため、一般的な複合機ではデジタル化ができません。
ユタカコピーの広幅スキャナは、幅914mm以内であれば、長さが1mm以上あっても、モノクロ原稿で最大15ｍ、カラー原稿で7.5ｍまでのスキャニングが可能です。さらに、コピー用紙以外にも、青焼き図面、トレーシングペーパー、OHPのような透過原稿など、幅広い素材に対応しています。
最適な設定値でのデジタル化で、お客さまの用途に応じたデータ作成に対応します。
・破れかかっている・破れている原稿は、「シートスルースキャナ」を通すことでさらに劣化する場合があるため、「平置きスキャニング」を推奨します。（ただしサイズ制限があります）平置きスキャナへのリンク
・付箋などはがれやすいものが原稿面にある場合は、スキャナを通す時に動かないよう固定してください。
・原稿の形状が均一ではない（三角や星型など四角ではない）と、スキャナの用紙を判別するセンサーが認識しないことがあります。その場合、途中でスキャニングデータが切れてしまうことがあります。
・原稿に厚みがあるとうまく読み込めないため、「平置きスキャニング」を推奨します。（ただしサイズ制限があります）平置きスキャナへのリンク
・固い素材はスキャナの読み込み部分に傷が入る可能性があるため、お断りする場合があります
シートスルースキャナで対応できない原稿でも、別のスキャニング機器で対応できる場合があるので、気軽にご相談ください。
